如何使用加密檔案共享進行安全協作

檔案共享是團隊協作的關鍵環節。但是，在處理敏感的商業資料時——無論是智慧財產權、財務記錄還是客戶資訊——安全必須放在首位。如果沒有加密，您的企業將面臨以下風險：

• 資料外洩造成的經濟損失
• 違反合規規定會為公司帶來風險
• 難以挽回的聲譽損失

這就是為什麼 Dropbox 讓加密檔案共享變得如此輕鬆。憑藉內建的安全功能、安全的存取控制和即時追蹤，無論您的團隊是遠端辦公、混合辦公還是遍布全球，您都可以確保文件安全，同時簡化協作。

想看看它是如何運作的嗎？繼續閱讀，了解 Dropbox 如何簡化加密文件共享，同時又不影響您的工作流程。

不加密共用檔案有哪些風險？

這看似顯而易見，但未經加密共享文件，尤其是與公司外部人員共享文件，可能會導致資料外洩、違反合規規定和網路攻擊。但它的意義遠不止於此。

以下是缺乏加密措施可能對不同產業造成的實際後果：

• 醫療保健：未加密的患者記錄可能導致違反 HIPAA 法規，從而導致巨額​​罰款、訴訟和患者信任的喪失。一次違規行為就可能造成數百萬美元的損失。
• 法律方面：律師事務所若不加密共享機密案件文件，則有資料外洩的風險，可能導致客戶不信任。如果敏感資訊洩露，甚至可能面臨法律後果。
• 金融：財務報告或投資資料外洩可能導致詐欺、內線交易風險和嚴重的監管處罰—一些違規行為的罰款可能高達數十億美元。

如果您未能確保業務安全合規，可能會面臨以下部分後果。

這令人非常擔憂，但加密檔案共享可以防止所有這些問題——同時也能更容易實現合規性、更好地保障業務連續性，並輕鬆保護聲譽。

加密如何保護資料安全

Dropbox 使用加密和其他安全功能，在每個階段保護您的文件，同時保持團隊合作順暢。方法如下：

• 資料傳輸中加密：這種加密方式可確保您的雲端儲存檔案安全上傳和同步。資料傳輸中加密可以防止檔案在傳輸到雲端時被攔截。
• 靜態加密：這種加密方式可以保護儲存的檔案。靜態加密功能可在文件儲存在您的 Dropbox 帳戶中時保持文件加密狀態，防止未經授權的存取。
• 存取控制和權限：易於自訂、細粒度、基於角色的權限，讓您可以輕鬆限制誰可以看到什麼。這樣可以確保只有授權人員才能檢視、編輯或分享敏感檔案。
• 過期連結和密碼保護：您可以使用秘密代碼鎖定檔案存取權限，或僅允許在設定的時間內存取。透過設定檔案和連結的過期日期和密碼，可以輕鬆控制誰可以存取共用檔案。
• 文件追蹤和存取日誌：這是一種自動查找誰在查看您的文件的方法。查看日誌可以即時監控誰打開、下載或共享了文件。

Dropbox 中的加密檔案共用和其他安全防護讓您告別了這些風險，確保檔案更容易合規、更好的業務連續性和更簡單的聲譽保護，並且不會影響客戶的協作方式。

如何為文件添加額外的加密層

使用 Dropbox，您可以將檔案儲存在端對端加密 (E2EE) 資料夾中，從而為檔案添加額外的加密層，以便您可以放心地進行協作。

為確保只有授權的團隊成員才能存取您團隊帳戶中的敏感資料：

• 將檔案新增至 Dropbox 帳戶中的 E2EE 資料夾，或建立一個新資料夾。
• 與團隊成員共享存取金鑰——只有擁有金鑰的人才能解密和查看文件。
• 安全協作，即使資料被攔截，也能確保資料免受未經授權的存取。

與保護靜態檔案和傳輸中檔案的標準加密不同，E2EE 確保您的檔案在整個協作過程中始終保持加密狀態—因此即使是我們的雲端儲存也無法存取它們。

在您的帳戶中試用 E2EE，在不犧牲效率的情況下保護您的業務資料。

如何使用 Dropbox 共享加密文件

保護資料安全這件事不應該很複雜。使用 Dropbox，設定端對端加密 (E2EE) 就像在管理員主控台中按一下一樣簡單。一旦檔案進入加密資料夾，只有授權人員才能存取，讓您安心無憂，同時保持無縫協作。

加密只是第一步。以下是一些其他安全功能，可協助您在與團隊合作時保護文件安全：

• 透過權限控制存取：限制誰可以查看、編輯或下載檔案，確保敏感資料掌握在合適的人手中。在 Dropbox 帳戶中，檔案使用權限設定非常容易使用。
• 使用安全的雲端儲存：安全性無需成為拖慢您速度的因素。您的雲端儲存功能讓您可以即時儲存、編輯和協作處理加密文檔，確保專案順利進行，避免安全風險。
• 分享帶有密碼和到期日的連結：連結分享功能有助於安全且有效率地協同工作。您還可以透過為連結設定密碼和到期日來防止檔案一直處於可存取的狀態。
• 追蹤文件活動：透過可自訂的文件存取日誌和自動版本追蹤功能，監控誰存取、檢視或下載了文件，以實現全面監管。您也可以為特定事件設定提醒。

安全性並不代表必須犧牲生產力。Dropbox 將強大的加密功能與直覺的協作工具結合，讓您的團隊可以更聰明地工作，而無需擔心資料風險。

了解 Dropbox 如何幫助您輕鬆保持安全並提高工作效率。

使用 Dropbox 共享和協作處理加密文件

文件共享既需要安全性，也需要簡單性。有了合適的工具，您無需在保護資料安全和保持工作順利進行之間做出選擇。

Dropbox 的一鍵加密功能讓敏感文件的共享變得輕鬆安全，無論團隊成員在哪裡工作，都能保持高效和安全。無需額外步驟，無需煩惱－安全協作，內建於系統中。

立即試用 Dropbox 的加密檔案分享功能，看看保護您的業務安全有多輕鬆。