การแบ่งปันไฟล์เป็นส่วนสำคัญในการทำงานของทีมงานของคุณ แต่เมื่อคุณต้องจัดการกับข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน ไม่ว่าจะเป็นทรัพย์สินทางปัญญา บันทึกทางการเงิน หรือข้อมูลลูกค้า ความปลอดภัยจะต้องมาก่อน หากไม่มีการเข้ารหัส ธุรกิจของคุณจะเปิดให้เผชิญกับความเสี่ยง เช่น:
- การสูญเสียทางการเงินจากการละเมิดข้อมูล
- การละเมิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ทำให้บริษัทของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง
- ความเสียหายต่อชื่อเสียงที่ยากจะเยียวยา
นั่นคือเหตุผลที่ Dropbox ทำให้การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสเป็นเรื่องง่าย ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยในตัว การควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัย และการติดตามแบบเรียลไทม์ คุณสามารถล็อกไฟล์ของคุณได้ในขณะที่ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าทีมของคุณจะอยู่ห่างไกล แบบไฮบริด หรือกระจายอยู่ทั่วโลก
ต้องการดูว่ามันทำงานอย่างไรใช่ไหม? อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่า Dropbox ทำให้การแชร์ไฟล์เข้ารหัสเป็นเรื่องง่ายได้อย่างไร โดยไม่ขัดขวางเวิร์กโฟลว์ของคุณ
การแชร์ไฟล์โดยไม่เข้ารหัสมีความเสี่ยงอะไรบ้าง?
อาจดูชัดเจน แต่การแชร์ไฟล์โดยไม่เข้ารหัส โดยเฉพาะกับบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ อาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูล การละเมิดข้อกำหนด และการโจมตีทางไซเบอร์ได้ แต่มันมีอะไรมากกว่านั้นอีกมาก
การขาดการเข้ารหัสอาจส่งผลต่อโลกแห่งความเป็นจริงในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้ดังนี้:
- การดูแลสุขภาพ: ข้อมูลผู้ป่วยที่ไม่ได้เข้ารหัสอาจส่งผลให้เกิดการละเมิดกฎหมาย HIPAA ซึ่งนำไปสู่ค่าปรับจำนวนมาก คดีความ และการสูญเสียความไว้วางใจของผู้ป่วย การละเมิดเพียงครั้งเดียวอาจทำให้เสียหายนับล้านได้
- กฎหมาย: สำนักงานกฎหมายที่แบ่งปันไฟล์คดีที่เป็นความลับโดยไม่เข้ารหัสมีความเสี่ยงต่อการเปิดเผยข้อมูล ซึ่งอาจนำไปสู่ความไม่ไว้วางใจของลูกค้า หากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนรั่วไหลออกไป ก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดผลทางกฎหมายตามมา
- การเงิน: รายงานทางการเงินหรือข้อมูลการลงทุนที่เปิดเผยอาจนำไปสู่การฉ้อโกง ความเสี่ยงในการซื้อขายข้อมูลภายใน และการลงโทษทางกฎระเบียบที่ร้ายแรง โดยค่าปรับบางรายการอาจสูงถึงหลายพันล้านดอลลาร์หากไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
นี่เป็นเพียงผลที่ตามมาบางประการที่คุณอาจเผชิญหากคุณไม่สามารถรักษาความปลอดภัยและปฏิบัติตามข้อกำหนดของธุรกิจของคุณได้
เป็นเรื่องที่น่ากังวลอย่างยิ่ง แต่การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสจะป้องกันไม่ให้เกิดสิ่งเหล่านี้ขึ้นได้ ขณะเดียวกันก็ทำให้ปฏิบัติตามกฎได้ง่ายขึ้น มีความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดีขึ้น และปกป้องชื่อเสียงได้อย่างไม่มีปัญหา
การเข้ารหัสช่วยให้ข้อมูลปลอดภัยได้อย่างไร
Dropbox ใช้การเข้ารหัสและความสามารถด้านความปลอดภัยอื่น ๆ เพื่อปกป้องไฟล์ของคุณในทุกขั้นตอนพร้อมทั้งรักษาการทำงานเป็นทีมให้ราบรื่น วิธีการมีดังนี้:
- การเข้ารหัสระหว่างการส่ง: การเข้ารหัสประเภทนี้ช่วยให้คุณอัปโหลดและซิงค์ข้อมูลอย่างปลอดภัยสำหรับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ การเข้ารหัสระหว่างการส่งจะป้องกันไฟล์จากการถูกดักจับในขณะที่โอนย้ายไปยังคลาวด์
- การเข้ารหัสขณะพัก: การเข้ารหัสประเภทนี้จะปกป้องไฟล์ที่จัดเก็บไว้ การเข้ารหัสขณะเก็บไฟล์จะถูกเข้ารหัสเมื่อจัดเก็บไว้ในบัญชี Dropbox ของคุณ ช่วยป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การควบคุมการเข้าถึงและการอนุญาต: ปรับแต่งได้ง่าย สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทแบบละเอียด ช่วยให้คุณจำกัดว่าใครสามารถดูอะไรผ่านได้บ้างได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้จะช่วยให้เฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดู แก้ไข หรือแชร์ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนได้
- ลิงก์ที่หมดอายุและการป้องกันด้วยรหัสผ่าน: คุณสามารถล็อคการเข้าถึงไฟล์ด้วยรหัสลับหรืออนุญาตเฉพาะช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น การควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ได้อย่างง่ายดายด้วยวันที่หมดอายุและรหัสผ่านสำหรับไฟล์และลิงก์
- การติดตามไฟล์และบันทึกการเข้าถึง: นี่เป็นวิธีการอัตโนมัติในการค้นหาว่าใครกำลังดูไฟล์ของคุณ ดูบันทึกเพื่อตรวจสอบว่าใครเปิด ดาวน์โหลด หรือแชร์ไฟล์แบบเรียลไทม์
การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสและชั้นความปลอดภัยอื่นๆ ใน Dropbox ช่วยขจัดความเสี่ยงเหล่านี้ ช่วยให้ปฏิบัติตามได้ง่ายขึ้น มีความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดีขึ้น และปกป้องชื่อเสียงได้ง่ายขึ้น โดยไม่รบกวนการทำงานร่วมกันของคุณ
วิธีเพิ่มชั้นการเข้ารหัสเพิ่มเติมให้กับไฟล์
ด้วย Dropbox คุณสามารถเพิ่มชั้นการเข้ารหัสพิเศษให้กับไฟล์ได้โดยจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เข้ารหัสแบบครบวงจร (E2EE) เพื่อให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างมั่นใจ
เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะสมาชิกทีมที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในบัญชีทีมของคุณได้:
- เพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์ E2EE ในบัญชี Dropbox ของคุณหรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่
- แบ่งปันรหัสการเข้าถึงกับทีมของคุณ—เฉพาะผู้ที่มีรหัสเท่านั้นจึงจะสามารถถอดรหัสและดูไฟล์ได้
- ทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย โดยมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้ว่าจะถูกดักจับก็ตาม
แตกต่างจากการเข้ารหัสมาตรฐานที่ปกป้องไฟล์ทั้งในระหว่างพักและระหว่างการขนส่ง E2EE รับประกันว่าไฟล์ของคุณจะยังคงเข้ารหัสตลอดกระบวนการทำงานร่วมกัน ดังนั้นแม้แต่ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของเราก็ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้
ทดลองใช้ E2EE ในบัญชีของคุณและปกป้องข้อมูลธุรกิจของคุณโดยไม่ต้องลดประสิทธิภาพ
วิธีการแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสด้วย Dropbox
การรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยไม่ควรมีความซับซ้อน ด้วย Dropbox การตั้งค่าการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง (E2EE) เป็นเรื่องง่าย เพียงคลิกครั้งเดียวในคอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณ เมื่อไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่เข้ารหัสแล้ว เฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นจึงจะเข้าถึงไฟล์ได้ ช่วยให้คุณอุ่นใจและยังให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น
การเข้ารหัสเป็นเพียงขั้นตอนแรก ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะด้านความปลอดภัยบางประการที่ช่วยปกป้องไฟล์ของคุณในขณะที่ทำงานร่วมกับทีมของคุณ:
- ควบคุมการเข้าถึงด้วยสิทธิ์: จำกัดผู้ที่สามารถดู แก้ไข หรือดาวน์โหลดไฟล์ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะอยู่ในมือของคนที่เหมาะสม การตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึงไฟล์สามารถใช้งานได้ง่ายในบัญชี Dropbox ของคุณ
- ใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย:ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบรักษาความปลอดภัยให้คุณช้าลง พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บ แก้ไข และทำงานร่วมกันบนเอกสารที่เข้ารหัสได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้โปรเจ็กต์ดำเนินต่อไปได้โดยไม่มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
- แชร์ลิงก์พร้อมรหัสผ่านและวันหมดอายุ: คุณสมบัติการแชร์ลิงก์ช่วยให้การทำงานร่วมกันปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้คุณยังสามารถป้องกันไม่ให้ไฟล์สามารถเข้าถึงได้โดยการตั้งรหัสผ่านและวันที่หมดอายุบนลิงก์
- ติดตามกิจกรรมไฟล์: ตรวจสอบผู้ที่เข้าถึง ดู หรือดาวน์โหลดไฟล์ด้วยบันทึกการเข้าถึงไฟล์ที่ปรับแต่งได้พร้อมการติดตามเวอร์ชันอัตโนมัติเพื่อการดูแลที่สมบูรณ์ คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเหตุการณ์บางอย่างได้เช่นกัน
และความปลอดภัยไม่ได้หมายความถึงการเสียประสิทธิภาพการทำงาน Dropbox นำการเข้ารหัสอันทรงพลังมารวมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้นโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านข้อมูล
สำรวจว่า Dropbox ช่วยให้คุณปลอดภัยและทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นอย่างง่ายดายอย่างไร
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันของไฟล์อย่างปลอดภัย
การแบ่งปันไฟล์แบบเข้ารหัสคือการเข้ารหัสไฟล์ก่อนที่จะแบ่งปันกับผู้อื่น เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในขณะที่ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม ลูกค้า และพันธมิตร
การเข้ารหัสแบบครบวงจรช่วยให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ระหว่างการทำงานร่วมกันได้ เมื่อไฟล์ได้รับการเข้ารหัสแบบ end-to-end ไฟล์จะถูกเข้ารหัสก่อนที่จะออกจากอุปกรณ์ของผู้ส่งและจะยังคงเข้ารหัสต่อไปจนกว่าจะถึงอุปกรณ์ของผู้รับ ซึ่งหมายความว่าแม้ว่าจะมีใครดักจับไฟล์ระหว่างการส่งก็ตาม พวกเขาก็ไม่สามารถถอดรหัสได้
ไม่ การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสจะไม่ทำให้เวิร์กโฟลว์ช้าลง Dropbox ใช้ขั้นตอนการเข้ารหัสที่มีประสิทธิภาพซึ่งไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์ได้อย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องเสียสละความเร็วหรือประสิทธิภาพการทำงาน
ใช่ Dropbox Transfer ใช้การเข้ารหัส ไฟล์ทั้งหมดที่โอนย้ายผ่าน Dropbox Transfer จะถูกเข้ารหัสในระหว่างการส่งและขณะพักเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
