สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การปกป้องข้อมูลควรเป็นสิ่งสำคัญที่สุด วิธีการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ แต่กลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 คืออะไร และคุณจะนำมาใช้ในธุรกิจของคุณได้อย่างไร?
การปกป้องข้อมูลของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าไฟล์นั้นจะเป็นอะไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ วิดีโอ เอกสาร สเปรดชีต ฐานข้อมูล หรืออย่างอื่น ก็มีความเสี่ยงเสมอที่ไฟล์นั้นอาจถูกลบออกจากคอมพิวเตอร์ของคุณตลอดไปหรือตกไปอยู่ในมือคนไม่ดี...
ทั้งหมดนี้อาจฟังดูน่ากลัวนิดหน่อย แต่ถ้าคุณลองคิดดูสักนิด ก็จะเข้าใจได้ การเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ข้อมูลสูญหายทุกประเภทเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ใช่แค่ประเภทที่เป็นการปองร้ายเท่านั้น เนื่องจากประมาณหนึ่งในสี่ของการละเมิดข้อมูลนั้นเป็นผลมาจากความผิดพลาดของมนุษย์
พวกเราหลายคนคงเคยลบไฟล์สำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือเคยประสบกับความหงุดหงิดใจจากฮาร์ดไดรฟ์ที่ล้มเหลว ไม่ว่าจะสาเหตุใดก็ตาม การสูญเสียไฟล์ที่ไม่สามารถกู้คืนได้นั้นไม่เพียงเป็นเรื่องน่าปวดหัวเท่านั้น แต่ยังส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณอย่างร้ายแรงอีกด้วย
นั่นจึงเป็นเหตุผลที่คุณต้องมีแผนการสำรองข้อมูลระยะยาวอย่างเช่นกลยุทธ์แบบ 3-2-1 ก่อนที่เราจะอธิบายว่าวิธีการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 เกี่ยวข้องกับอะไร เรามาทบทวนอย่างรวดเร็วกันว่าเพราะเหตุใดการสำรองข้อมูลจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก
อันดับแรก: เหตุใดแผนการสำรองข้อมูลจึงมีความสำคัญ
ทุกคนควรมีแผนในการรักษาข้อมูลของตนให้ปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ส่วนตัว เช่น รูปภาพครอบครัว หรือเอกสารทางธุรกิจ เช่น สเปรดชีตและฐานข้อมูล
ธุรกิจจำเป็นต้องเลือกกลยุทธ์การสำรองข้อมูล เพราะไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการที่คุณไม่ทันตั้งตัวหากว่าคุณสูญเสียข้อมูลสำคัญเนื่องจากเซิร์ฟเวอร์ของคุณล่ม แล็ปท็อปของคุณถูกขโมย หรือเกิดเหตุการณ์ข้อมูลสูญหายที่คล้ายคลึงกัน
หากคุณคิดว่าคุณไม่มีความเสี่ยง คิดใหม่อีกครั้ง จากรายงานการสอบสวนการละเมิดข้อมูลประจำปี 2024 ของ Verizon พบว่าข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นองค์ประกอบหนึ่งของการโจมตีถึง 68% บริษัทขนาดใหญ่มีแนวโน้มที่จะมีงบประมาณและทรัพยากรที่จะลงทุนในโซลูชันการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์แบบขนาดใหญ่ แต่ในฐานะธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ประกอบการเดี่ยว การตรวจจับและป้องกันการโจมตีอาจตกอยู่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพียงไม่กี่ราย หรือแม้แต่คนเพียงคนเดียวก็ตาม
การสูญหายของข้อมูลที่ไม่สามารถเอากลับคืนมาได้อาจไม่ใช่หายนะที่แย่ที่สุดเสมอไป แต่เป็นสิ่งที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เช่น วิธี 3-2-1 การสำรองข้อมูลจะช่วยป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์และแรนซัมแวร์ ความผิดพลาดของมนุษย์ เช่น การลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจ ภัยธรรมชาติอย่างเช่นน้ำท่วม และการทำงานล้มเหลวของฮาร์ดแวร์
การสร้างสำเนาไฟล์หลายชุดจะช่วยให้ธุรกิจของคุณกลับมาดำเนินการได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้น
“กลยุทธ์แบบ 3-2-1” คืออะไร
กฎ 3-2-1 เป็นวิธีการสำรองข้อมูล ช่วยให้คุณสามารถรับข้อมูลกลับคืนได้อย่างรวดเร็วหากคุณทำหาย
โดยสรุป กลยุทธ์การสำรองข้อมูลทั่วไปนี้เกี่ยวข้องกับการมี:
- สำเนาข้อมูลของคุณสามชุด
- สำเนาสองชุดนี้จะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกัน เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายในคอมพิวเตอร์และสื่อจัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
- สำเนาข้อมูลอีกหนึ่งชุดจะถูกจัดเก็บไว้จากระยะไกล โดยจะอยู่ในโซลูชันแบบนอกสถานที่ เช่น ซอฟต์แวร์การสำรองข้อมูลบนคลาวด์
จุดประสงค์ของการนำกลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 ไปใช้คือเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจาก “ความล้มเหลวแม้มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว” (Single Point of Failure) ซึ่งหมายความว่าหากอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่งของคุณเกิดขัดข้องและลบสำเนาข้อมูลของคุณไปหนึ่งชุด นั่นจะไม่ใช่จุดจบของคุณ เพราะคุณมีสำเนาให้เลือกอีกสองชุดให้คุณพร้อมใช้กอบกู้สถานการณ์!
เหตุใดการสำรองข้อมูลทั้งแบบภายในและภายนอกสถานที่จึงเป็นสิ่งสำคัญ
วิธีการสำรองข้อมูลในสถานที่ เช่น แฟลชไดรฟ์ สะดวกสบาย หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณเสียหายหรือคุณมีปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณเพียงแค่เชื่อมต่ออุปกรณ์สำรองข้อมูลของคุณ แล้วคุณจะได้รับข้อมูลของคุณกลับคืนมา
อย่างไรก็ตาม การสำรองข้อมูลในสถานที่จำเป็นต้องมีการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง คุณต้องจำไว้ว่าต้องกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลหรือดำเนินการด้วยตนเอง นอกจากนี้ คุณยังต้องดูแลให้การสำรองข้อมูลภายในไซต์ของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอด้วย
การสำรองข้อมูลนอกสถานที่ในโซลูชันบนคลาวด์ เช่น Dropbox Backup จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ เนื่องจากสามารถดำเนินการขั้นตอนส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติได้ การสำรองข้อมูลออนไลน์ยังช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากความเสี่ยงทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับการสำรองข้อมูลในเครื่อง เช่น อุปกรณ์ถูกขโมยและล้มเหลว หรือแม้แต่บางสิ่งที่ไม่สามารถคาดเดาได้ เช่น ภัยธรรมชาติ
โซลูชันการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ยังช่วยให้คุณทำอะไรๆ ได้มากขึ้นกับไฟล์ของคุณ เช่น การสำรองข้อมูลแบบ "เปิดใช้งานตลอดเวลา" อย่างต่อเนื่องที่จะบันทึกการอัปเดตทุกครั้งที่คุณทำกับไฟล์ที่คุณจัดเก็บไว้ในระบบโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเข้าถึงไฟล์สำรองของคุณได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ เพียงแค่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ดังนั้นกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจึงจำเป็นต้องมีการสำรองข้อมูลทั้งในสถานที่และนอกสถานที่ หากคุณใช้เพียงวิธีการเดียว คุณอาจไม่สามารถกู้คืนไฟล์ได้อย่างรวดเร็วหรือง่ายดายเท่าที่คุณต้องการ เช่น หาก Wi-Fi ของคุณหลุดการเชื่อมต่อโดยไม่คาดคิดหรือแล็ปท็อปของคุณถูกขโมย
เมื่อคุณปฏิบัติตามวิธี 3-2-1 คุณจะรู้สึกมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยและสามารถกู้คืนได้หากเกิดปัญหาขึ้นกับข้อมูลสำรองของคุณ
“กลยุทธ์แบบ 3-2-1-1-0” คืออะไร
วิธี 3-2-1-1-0 สร้างขึ้นจากกฎการสำรองข้อมูล 3-2-1 แต่มีการพัฒนาเพิ่มเติม นอกจากสำเนาสามชุดที่แนะนำในวิธี 3-2-1 แล้ว กลยุทธ์นี้ยังแนะนำให้สร้างสำเนาข้อมูลแบบออฟไลน์หรือแบบ "แยกช่องว่าง" เพิ่มเติมอีกหนึ่งชุดด้วย
สิ่งสำคัญเกี่ยวกับสำเนาชุดนี้คือจำเป็นต้องแยกออกจากข้อมูลที่กำลังทำการสำรองโดยทางกายภาพ ซึ่งอาจเป็นเทปที่จัดเก็บไว้ภายนอกสถานที่ในการบริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล หรือในการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (หมายความว่าไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้)
ภายในกลยุทธ์ของคุณ คุณควรติดตามตรวจสอบข้อมูลสำรองของคุณ (ควรทำทุกวัน) เพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันแบบภายในสถานที่/ออฟไลน์และแบบภายนอกสถานที่/ออนไลน์ทั้งหมดของคุณไม่มีข้อผิดพลาด
“กลยุทธ์แบบ 4-3-2” คืออะไร
กลยุทธ์นี้มักใช้สำหรับข้อมูลที่มีการบริหารจัดการโดยการบริการการกู้คืนจากหายนะ โดยกลยุทธ์ดังกล่าวจะแนะนำให้สร้างสำเนาข้อมูลของคุณไว้สี่ชุด โดยจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่แตกต่างกันสามแห่ง
ความแตกต่างระหว่างวิธีนี้กับวิธี 3-2-1 ก็คือ ตำแหน่ง 2 ตำแหน่งในกลยุทธ์ 4-3-2 จะต้องอยู่นอกสถานที่ สำเนาของคุณจะถูกจัดเก็บแยกจากกันทางภูมิศาสตร์และในเครือข่ายที่แตกต่างกัน
สำเนาข้อมูลของคุณจากนอกสถานที่เหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ (หมายถึงไม่สามารถแก้ไขอะไรได้) และมีจุดประสงค์เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณจากภัยธรรมชาติและการคอร์รัปชันที่อาจเกิดขึ้นโดยสมบูรณ์
วิธีการนำกลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 ไปใช้
หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือเป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว ระบบการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 นั้นเป็นวิธีที่เหมาะอย่างยิ่งในการทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถกลับมาฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็วหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับข้อมูลของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องคิดถึงตัวเลือกของคุณก่อนที่จะนำแผนสำรองของคุณไปใช้ โซลูชันใดๆ ที่คุณเลือก ไม่ว่าจะเป็นแบบออนไซต์หรือออฟไซต์ ควรมีราคาไม่แพง ปลอดภัย และใช้งานง่าย การดึงข้อมูลของคุณไม่ควรยุ่งยาก!
คุณควรสร้างแผนการกู้คืนด้วย เพื่อให้คุณและทีมของคุณทราบว่าจะต้องทำอย่างไรกับข้อมูลสำรองของคุณ หากเกิดเหตุการณ์สูญเสียข้อมูล ระยะเวลาในการกู้คืนที่เหมาะสมของคุณคือเมื่อใด และเหตุการณ์ดังกล่าวจะมีผลกระทบต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างไร
การดำเนินการตั้งแต่เนิ่นๆ ดีกว่าการตอบโต้เมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่างขึ้น
หลังจากที่คุณมีประเภทสื่อที่แตกต่างกันและตำแหน่งนอกสถานที่แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะทำการสำรองข้อมูลของคุณ เริ่มต้นด้วยการเลือกสำเนาที่จะเก็บไว้ที่ตำแหน่งนอกสถานที่ของคุณและสำเนาที่จะส่งไปยังคลาวด์
คุณอาจต้องทำการสำรองข้อมูลไฟล์ต่างๆ ไปยังตำแหน่งต่างๆ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องเก็บไฟล์ที่ต้องการเข้าถึงเป็นประจำไว้ในระบบคลาวด์ ด้วย Dropbox Backup ทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับไฟล์จะได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลด้วยตนเอง
กำหนดตารางการสำรองข้อมูลสำหรับการสำรองข้อมูลภายในสถานที่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อสำรองข้อมูลทางกายภาพทั้งหมดถูกเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยสูง สุดท้าย ทดสอบการสำรองข้อมูลของคุณก่อนที่จะเปิดตัวกลยุทธ์ของบริษัทของคุณหรือทั่วทั้งทีม! เผื่อไว้
ปกป้องให้ชีวิตในโลกดิจิทัลของคุณมีความปลอดภัยด้วย Dropbox Backup
การทำให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัยและง่ายต่อการกู้คืนไม่ควรเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ด้วย Dropbox คุณจะได้รับคุณสมบัติการกู้คืนไฟล์และประวัติเวอร์ชันอันทรงพลัง เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนไฟล์ใดๆ ได้อย่างง่ายดาย
Dropbox Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนอย่างรวดเร็วและราบรื่นได้ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม
