Apakah bisnis Anda memerlukan penyimpanan cadangan jangka panjang?

Penyimpanan cadangan data dalam jangka panjang adalah kunci dari keamanan siber dan pemulihan pascabencana. Anda tidak pernah tahu kapan Anda perlu mengakses file, folder, atau dokumen lama. Jaga data Anda tetap terlindungi dan dapat dipulihkan dengan penyimpanan cadangan jangka panjang.

Apa itu penyimpanan cadangan jangka panjang?

Penyimpanan cadangan jangka panjang adalah cara untuk menyimpan data yang telah Anda cadangkan secara permanen dan terus-menerus.

Hal ini berbeda dari solusi pemulihan file cepat yang sering ditawarkan dengan penyimpanan awan. Penyimpanan awan mungkin direkomendasikan untuk pemulihan pascabencana dari peristiwa seperti penghapusan file yang tidak disengaja dan kerusakan data.

Penyimpanan cadangan jangka panjang memastikan Anda dapat mengakses berkas Anda bertahun-tahun setelah Anda mencadangkannya. Oleh karena itu, penyimpanan cadangan jangka panjang terkadang juga disebut sebagai “retensi data jangka panjang.”

Perlu dicatat bahwa penyimpanan cadangan jangka panjang tidak sama dengan pengarsipan data. Inilah perbedaannya:

• Cadangan adalah salinan data yang perlu Anda akses secara teratur
• Arsip diperuntukkan bagi data penting yang perlu Anda simpan tetapi tidak perlu sering digunakan atau direvisi

Hal yang harus dipertimbangkan terkait penyimpanan cadangan jangka panjang

Solusi penyimpanan apa pun yang Anda pilih harus hemat biaya dan terjangkau. Hal ini tidak berarti memilih opsi yang paling murah—mengapa membeli setumpuk CD murah jika Anda dapat memiliki sesuatu yang dapat diskalakan seperti pencadangan awan?

Kompatibilitas juga penting untuk penyimpanan cadangan jangka panjang. Meskipun solusi penyimpanan cadangan bekerja dengan baik untuk bisnis Anda saat ini, ada kalanya solusi tersebut mungkin tidak bekerja di masa depan. Fakta ini dapat menjadi alasan untuk mengesampingkan opsi penyimpanan lokal. Misalnya, banyak perangkat modern seperti MacBook Air tidak lagi memiliki drive CD-DVD internal.

Demikian pula, hanya pilih penyimpanan cadangan yang Anda tahu dapat dipercaya dan andal. Keamanan data Anda harus menjadi prioritas—jangan puas dengan sistem penyimpanan yang rentan terhadap serangan siber, ransomware, atau ancaman lainnya.

Cara menyimpan data cadangan dalam jangka panjang

Banyak perangkat penyimpanan menjadi tidak berguna seiring berjalannya waktu. Lihat saja disket itu. Dapatkah Anda bayangkan mencadangkan semua data Anda pada beberapa disket 2 MB hari ini? Sesuatu yang tampaknya berjangka panjang mungkin hanya memiliki jangka hidup 5 hingga 10 tahun.

Mengingat hal ini, berikut adalah beberapa solusi pencadangan jangka panjang paling efektif yang tersedia saat ini.

Flash drive dan hard drive eksternal

Hard drive eksternal adalah solusi penyimpanan jangka panjang yang andal. Anda hanya perlu menyalin data ke drive yang terhubung dengan cara yang sama seperti Anda menyalin file dari satu folder ke folder lain.

Flash drive seperti USB dan kartu memori adalah jenis penyimpanan flash. Mereka menggunakan memori flash, yang berarti mereka akan menyimpan data Anda bahkan jika Anda kehilangan daya. Flash drive ideal untuk portabilitas dan mentransfer file saat koneksi internet tidak memungkinkan.

Meskipun relatif stabil, flash drive tidak terlalu dapat diandalkan. Hard drive eksternal bertahan lebih lama dan memiliki kapasitas lebih besar dari flash drive. Namun, karena merupakan perangkat fisik, flash drive dan hard drive eksternal dapat dengan mudah hilang, dicuri, atau rusak tanpa dapat diperbaiki. 

Kelebihan flash drive dan drive eksternal:

• Banyak tersedia dan portabel
• Lebih hemat biaya

Kekurangan flash drive dan drive eksternal:

• Kemampuan akan menurun secara bertahap dengan setiap siklus penulisan
• Risiko kerusakan data
• Kapasitas terbatas yang tidak dapat diskalakan
• Titik kegagalan tunggal
• Rentan terhadap kerusakan, salah penempatan, dan pencurian

Singkatnya, flash drive atau hard drive eksternal layak disertakan dalam persiapan Anda untuk pemulihan data darurat. Namun, perangkat tersebut harus dikombinasikan dengan solusi online di luar lokasi seperti pencadangan awan agar data dan file Anda tetap aman di masa mendatang.

Teknologi RAID

RAID adalah singkatan dari "Redundant Array of Independent Disks". Metode ini melibatkan pengelompokan beberapa hard drive untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan. Ada beberapa tingkat RAID, dari 0 (ideal untuk kecepatan) hingga 10 (ideal untuk perlindungan data maksimum).

Sistem RAID dapat menyimpan data cadangan dalam skala yang jauh lebih besar daripada hard drive tunggal. Anda dapat mengonfigurasi pengaturan RAID untuk bertindak sebagai drive bervolume besar, atau sebagai sistem pencadangan real-time. Jika menggunakan Mac, Anda juga dapat menghubungkan sistem RAID ke perangkat lunak pencadangan Time Machine bawaan.

Teknologi RAID telah ada sejak lama, tetapi teknologi ini paling cocok untuk organisasi besar. Teknologi ini membutuhkan manajemen dan pemeliharaan yang berkelanjutan, sehingga akan membutuhkan keahlian dan sumber daya yang mungkin tidak Anda miliki sebagai bisnis kecil, atau sebagai solopreneur.

Kelebihan teknologi RAID:

• Lebih andal daripada hard drive tunggal
• Perangkat lunak perangkat akan memperingatkan Anda tentang kegagalan sistem apa pun

Kekurangan teknologi RAID:

• Titik kegagalan tunggal
• Sulit untuk diterapkan dan rumit untuk dioptimalkan
• Membutuhkan sumber daya dan keahlian internal
• Tidak cocok untuk usaha kecil
• Mahal

CD, DVD, dan disk Blu-Ray

Dalam hal kemampuan penyimpanan, CD, DVD, dan disk Blu-Ray bekerja dengan cara yang mirip dengan flash drive. Anda hanya perlu memasukkan disk ke drive lalu menyalin file Anda ke disk.

Metode penyimpanan data ini mungkin tampak kuno sekarang—coba pikirkan, kapan terakhir kali Anda benar-benar mendengarkan CD? Meskipun demikian, cakram optik masih dapat menjadi cara yang baik untuk menyimpan salinan cadangan data untuk masa mendatang.

Sistem penyimpanan CD, DVD, atau Blu-Ray dapat berfungsi dengan baik selama puluhan tahun jika disimpan dengan aman, tetapi juga dapat rusak dengan mudah. Dibandingkan dengan media penyimpanan lain, mereka memiliki umur yang cukup pendek dan kapasitas yang terbatas.

Seiring pertumbuhan bisnis kecil Anda, jumlah disk yang dibutuhkan untuk penyimpanan cadangan juga akan bertambah. Pengelolaannya akan sangat merepotkan dan tidak dapat dilakukan secara berkelanjutan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, sebaiknya jangan menggunakan disk optik sebagai solusi penyimpanan cadangan utama.

Penyimpanan cadangan awan

Pencadangan awan menyimpan data di pusat data luar lokasi yang dihosting daring oleh penyedia pihak ketiga. Anda dapat menggabungkan data dari beberapa perangkat dan memulihkan file kapan pun dan di mana pun Anda suka, selama Anda memiliki koneksi internet.

Pencadangan cloud dapat diatur agar bekerja secara otomatis. Pencadangan baru dapat dilakukan setiap kali Anda merevisi data, tanpa input manual apa pun. Ini menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengembalikan sistem ke versi file sebelumnya—Anda tidak akan mendapatkannya dengan penyimpanan flash!

Untuk penyimpanan data jangka panjang, pencadangan cloud merupakan solusi yang memiliki daya tahan paling lama. Banyak pilihan penyimpanan di tempat, seperti disket, sudah menjadi usang—dan akan ada lebih banyak lagi seiring berjalannya waktu. Cloud tidak memiliki risiko redundansi ini, dan pertumbuhannya tidak menunjukkan tanda-tanda melambat.

Layanan pencadangan awan yang selalu aktif seperti Dropbox Backup akan menjaga data Anda tetap aman dan mutakhir. Anda hanya perlu berlangganan dan kami akan menangani kerumitan pemecahan masalah dan pemantauan cadangan data kepada kami.

Kelebihan penyimpanan cadangan cloud:

• Data dilindungi dan diamankan melalui enkripsi end-to-end
• Dapat diandalkan dan fleksibel
• Data mudah diakses kapan pun dan di mana pun dibutuhkan
• Kapasitas dapat disesuaikan
• Memungkinkan Anda mengakses file versi sebelumnya kapan pun Anda perlu memulihkan sistem
• Tidak memerlukan media fisik sehingga tidak akan ketinggalan zaman
• Dapat digunakan secara otomatis dan bekerja di latar belakang

Kekurangan penyimpanan cadangan cloud:

• Perlu akses internet untuk memproses dan mengakses data cadangan

Apakah bisnis saya benar-benar membutuhkan penyimpanan cadangan jangka panjang?

Memiliki cadangan harus menjadi bagian penting dari rencana perlindungan data darurat. Namun, upaya ini tidak ada gunanya jika file yang telah Anda cadangkan hanya tersedia dalam jangka pendek.

Anda mungkin berpikir, “Saya memiliki banyak ruang penyimpanan internal di komputer saya, jadi apa masalahnya?” Namun jika perangkat itu rusak atau dicuri, Anda mungkin kehilangan banyak data penting seperti foto keluarga yang tidak dapat diganti.

Itulah mengapa Anda memerlukan penyimpanan cadangan jangka panjang. Proses pencadangan akan membuat salinan data Anda yang dapat dengan mudah Anda pulihkan jika terjadi kesalahan. Solusi penyimpanan jangka panjang akan memastikan data ini dapat diambil kembali setelah bertahun-tahun dan bahkan puluhan tahun.

Jika Anda seorang solopreneur atau pemilik usaha kecil, ada beberapa alasan yang membuat penyimpanan cadangan jangka panjang menjadi penting. Misalnya:

• Format file lama mungkin tidak kompatibel dengan perangkat lunak baru, sehingga data tidak dapat dibaca
• File mungkin berubah ketika dibuka dengan perangkat lunak baru, yang berarti file tersebut tidak dapat dibaca atau diakses lagi
• Seiring dengan penurunan kinerja media penyimpanan seperti CD dan hard drive eksternal, ada kemungkinan kehilangan data
• Informasi yang terkandung dalam file lama yang dicadangkan mungkin sulit dimengerti jika tidak ada dokumentasi pendukung yang dapat diakses
• Data penting dapat disimpan sehingga dapat dipulihkan untuk proses audit, permintaan hukum, atau untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan privasi data

Jaga keamanan aktivitas digital Anda sekarang dan di masa mendatang dengan Dropbox Backup

Memastikan file Anda aman dan mudah dipulihkan seharusnya mudah. Pastikan keandalan penyimpanan cadangan Anda di masa mendatang dengan Dropbox Backup. Dropbox Backup memudahkan pencadangan file secara otomatis ke awan agar Anda dapat pulih dari semua kejadian tak terduga dengan cepat dan lancar.

Jaga agar file, folder, dan dokumen yang Anda cadangkan tetap aman dan dapat diakses kapan saja—bahkan jika itu akan terjadi bertahun-tahun kemudian.