¿Necesita realmente tu empresa un almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo?

El almacenamiento a largo plazo de tus datos de copia de seguridad es clave para la ciberseguridad y la recuperación ante incidentes. Nunca se sabe cuándo se necesitará acceder a un archivo, carpeta o documento antiguo. Mantén tus datos protegidos y recuperables con el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo.

¿En qué consiste el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo?

El almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo es una forma para almacenar de forma permanente y continua los datos de los que se ha realizado una copia de seguridad.

Es diferente a las soluciones de recuperación rápida de archivos que suelen ofrecerse con el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube puede ser la opción indicada para la recuperación ante incidentes en caso de que se eliminen archivos accidentalmente o se dañen los datos.

El almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo garantiza que puedas acceder a tus archivos años después de haber realizado la copia de seguridad. Por eso, también se conoce como “retención de datos a largo plazo”.

Nos gustaría destacar que el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo no es lo mismo que archivar datos: Esta es la diferencia:

• Una copia de seguridad se hace de aquellos datos a los que necesitas acceder regularmente.
• El archivo es para los datos importantes que debes conservar, pero que no necesitas usar ni revisar con frecuencia.

¿Qué hay que tener en cuenta con el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo?

Cualquier solución de almacenamiento que elijas debe ser rentable y asequible. Esto no significa que tengas que elegir la opción más barata: ¿por qué ibas a comprar un paquete de discos baratos cuando puedes tener algo que se puede ampliar como la copia de seguridad en la nube?

La compatibilidad también es importante para este tipo de copias de seguridad. Aunque tu solución de almacenamiento de copias de seguridad funcione ahora para tu empresa, puede que no sea así en el futuro. Esto podría hacerte descartar cualquier opción de almacenamiento local. Por ejemplo, muchos dispositivos modernos, como el MacBook Air, ya no tienen unidades de CD-DVD integradas.

Del mismo modo, elige solo el almacenamiento de copia de seguridad en el que sepas que puedes confiar. La seguridad de los datos digitales de tu empresa debe ser una prioridad: no te conformes con un sistema de almacenamiento que sea vulnerable a ciberataques, ransomware o cualquier otra amenaza para la seguridad de los datos.

Cómo se almacenan los datos de las copias de seguridad a largo plazo

Muchos dispositivos de almacenamiento se han vuelto innecesarios con el tiempo. Pensemos en el disquete, por ejemplo. ¿Te imaginas hacer una copia de seguridad de todos tus datos en unos cuantos disquetes de 2 MB hoy en día? Un recurso aparentemente duradero, pero que seguramente tenga una vida útil de entre cinco y diez años.

Teniendo esto en cuenta, las siguientes son algunas de las soluciones de copia de seguridad a largo plazo más eficaces que hay disponibles en la actualidad.

Unidades flash y discos duros externos

Los discos duros externos son una solución de almacenamiento a largo plazo muy consolidada. Lo único que debes hacer es copiar los datos en la unidad conectada de la misma manera en la que copiarías un archivo de una carpeta a otra.

Las unidades flash, como los USB y las tarjetas de memoria, son un tipo de almacenamiento flash. Utilizan memoria flash, lo que significa que conservarán tus datos sin necesitar energía. Las unidades flash son ideales para la portabilidad y la transferencia de archivos cuando no es posible conectarse a Internet.

Aunque las unidades flash son relativamente estables, no son muy fiables. Los discos duros externos duran más y tienen más capacidad que las unidades flash. Pero, como se trata de dispositivos físicos, se pueden perder, los pueden robar o se pueden dañar fácilmente sin posibilidad de reparación. 

Ventajas de las unidades flash y los discos duros externos:

• Están fácilmente disponibles y son portátiles.
• Cada vez son más asequibles.

Desventajas de las unidades flash y los discos duros externos:

• Se degradan gradualmente cada vez que se guardan datos.
• Implican un riesgo de corrupción de datos.
• Tienen una capacidad limitada que no se puede ampliar.
• Hay un único punto de error.
• Son vulnerables a daños, extravíos y robos.

En pocas palabras, está claro que vale la pena incluir una unidad flash o un disco duro externo en tus preparativos para la recuperación de datos de emergencia. Sin embargo, debería combinarse con una solución online, como la copia de seguridad en la nube, para proteger tus datos y archivos durante mucho tiempo.

Tecnología RAID

RAID es la sigla para “Redundant Array of Independent Disks” (matriz redundante de discos independientes). Este método consiste en agrupar varios discos duros para aumentar la capacidad de almacenamiento. Hay diferentes niveles de RAID, desde cero (ideal para la velocidad) hasta 10 (ideal para la máxima protección de los datos).

Los sistemas RAID pueden almacenar datos de copia de seguridad a una escala mucho mayor que los discos duros individuales. Puedes establecer una configuración RAID para que funcione como una unidad de gran volumen o como un sistema de copia de seguridad en tiempo real. Si utilizas un Mac, también puedes conectar un sistema RAID a tu software de copia de seguridad integrado Time Machine.

La tecnología RAID existe desde hace mucho tiempo, pero funciona mejor para organizaciones de gran tamaño. Necesita una administración y un mantenimiento continuos, por lo que te harán falta experiencia y recursos que quizás no tengas como pequeña empresa o como emprendedor independiente.

Ventajas de la tecnología RAID:

• Es más fiable que los discos duros individuales.
• El software del dispositivo te avisará de cualquier fallo del sistema.

Desventajas de la tecnología RAID:

• Hay un único punto de error.
• Es difícil de implementar y compleja de optimizar.
• Requiere recursos y conocimientos internos sobre su funcionamiento.
• No es una buena opción para las pequeñas empresas.
• Puede resultar cara.

CD, DVD y discos Blu-ray

En términos de capacidad de almacenamiento, los CD, los DVD y los discos Blu-ray funcionan de forma similar a las unidades flash. Lo único que tienes que hacer es insertar el disco en una unidad y, después, copiar los archivos en el disco.

Estos métodos de almacenamiento de datos pueden parecer bastante anticuados hoy en día; ¿cuándo fue la última vez que escuchaste un CD? Sin embargo, los discos ópticos pueden ser una buena manera de almacenar copias de seguridad de los datos dentro de unos años.

Un CD, DVD o disco Blu-ray puede funcionar bien como sistema de almacenamiento durante décadas si se guarda de forma segura, pero puede romperse fácilmente. En comparación con otros medios de almacenamiento, tienen una vida útil bastante corta y capacidades restringidas.

A medida que tu pequeña empresa crezca, aumentará el número de discos que necesitas para el almacenamiento de copias de seguridad. Gestionar todo eso será un problema y no será sostenible a largo plazo. Por ello, no deberías utilizar los discos ópticos como solución principal de almacenamiento de copias de seguridad.

Almacenamiento de copias de seguridad en la nube

La copia de seguridad en la nube almacena los datos en un centro de datos alojado online por un proveedor externo. Puedes combinar datos de varios dispositivos y recuperar archivos cuando o donde sea necesario, siempre y cuando tengas conexión a Internet.

La copia de seguridad en la nube se puede configurar para que funcione automáticamente. Se puede activar una nueva copia de seguridad cada vez que revises tus datos, sin ninguna modificación manual. Esto ahorra tiempo y esfuerzo y te permite también revertir el sistema a cualquier versión anterior de un archivo, cosa que no obtienes con el almacenamiento flash.

Para el almacenamiento de datos a largo plazo, la copia de seguridad en la nube es la solución más duradera. Muchas opciones de almacenamiento físicas, como los disquetes, se han quedado obsoletas. La nube no tiene este riesgo, y su crecimiento no muestra signos de desaceleración.

Un servicio de copia de seguridad en la nube siempre activo como Dropbox Backup mantendrá tus datos protegidos y actualizados. Todo lo que necesitas es una suscripción: deja en nuestras manos la compleja tarea de resolver problemas y supervisar las copias de seguridad.

Ventajas del almacenamiento de copias de seguridad en la nube:

• Los datos estarán protegidos mediante un cifrado completo.
• Es fiable y flexible.
• Es fácil acceder a los datos cuando y donde sea necesario.
• Se puede ampliar.
• Te permite acceder a las versiones anteriores de los archivos si necesitas revertir el sistema a cualquier momento.
• No requiere un soporte físico, por lo que no quedará obsoleto.
• Puede ser automático y funcionar en segundo plano.

Desventajas del almacenamiento de copias de seguridad en la nube:

• Se requiere acceso a Internet para procesar los datos de la copia de seguridad y acceder a ellos.

¿Mi empresa realmente necesita un almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo?

Disponer de una copia de seguridad debería ser una parte importante de cualquier plan de protección de datos para casos de emergencia. Pero ese esfuerzo se realiza en vano si los archivos de los que se ha hecho una copia de seguridad solo están disponibles durante un breve tiempo.

Quizá estés pensando lo siguiente: “Tengo mucho espacio de almacenamiento interno en mi ordenador, ¿cuál es el problema?”. Y la respuesta es que, si ese dispositivo se estropea o te lo roban, puedes perder muchos datos importantes, como las fotos familiares, que no se pueden reemplazar.

Y es por eso por lo que necesitas un almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo. El proceso de copia de seguridad creará copias de tus datos que podrás recuperar si algo va mal. Una solución de almacenamiento a largo plazo garantizará que esos datos sean recuperables después de años e incluso décadas.

Si eres un emprendedor en solitario o el propietario de una pequeña empresa, este tipo de almacenamiento es importante por una serie de razones. Por ejemplo:

• Los formatos de archivo antiguos pueden ser incompatibles con el nuevo software, lo que hará que los datos sean ilegibles.
• Los archivos pueden alterarse al abrirse con un nuevo software, lo que significa que ya no serán legibles ni accesibles.
• Dado que los medios de almacenamiento como los CD y los discos duros externos se degradan con el tiempo, existe la posibilidad de que se pierdan datos.
• La información que contengan los archivos antiguos de los que se haya hecho una copia de seguridad puede ser difícil de entender si ya no existe ninguna documentación de respaldo.
• Los datos importantes se pueden conservar para recuperarlos en caso de auditorías, solicitudes legales o para demostrar el cumplimiento de la normativa sobre la privacidad de los datos.

Mantén tu vida digital a salvo ahora y en el futuro con Dropbox Backup

Comprobar que tus archivos estén protegidos y se pueden recuperar fácilmente no debería ser complicado. Prepara tu almacenamiento de copias de seguridad para el futuro con Dropbox Backup, una herramienta que te lo pone fácil a la hora de crear copias de seguridad automáticas de tus archivos en la nube para que puedas recuperar tu contenido ante cualquier imprevisto de forma rápida y sencilla.

Protege los archivos, las carpetas y los documentos de los que hagas una copia de seguridad y accede a ellos en cualquier momento, incluso aunque hayan pasado años.